Privacyverklaring
1 Wie is verantwoordelijk
1.1 De onderneming die in de bovenstaande bedrijfsgegevens en in de offerte als juridische contractspartij staat, is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming.
1.2 Maison d’Ann is een zusterlabel van ADDANCE. Wanneer beide labels onder dezelfde juridische onderneming vallen, is interne gegevensuitwisseling geen verstrekking aan een afzonderlijke derde. Als sprake is van verschillende juridische ondernemingen, worden gegevens alleen gedeeld op een geldige grondslag en voor een duidelijk doel.
1.3 Vragen over privacy kunnen worden gestuurd naar [INVULLEN: privacy-e-mailadres].
2 Op wie en waarop deze verklaring van toepassing is
2.1 Deze verklaring geldt voor websitebezoekers, personen die contact opnemen, opdrachtgevers, mogelijke opdrachtgevers, contactpersonen bij zakelijke klanten, leveranciers, gasten en andere betrokkenen van wie Maison d’Ann persoonsgegevens verwerkt.
2.2 De verklaring geldt voor verwerking via de website, e-mail, telefoon, berichtenapps, offertes, overeenkomsten, formulieren, draaiboeken, projectbestanden, facturatie en communicatie rondom een event.
2.3 Websites en diensten van derden hebben hun eigen privacybeleid. Maison d’Ann is niet verantwoordelijk voor de verwerking door een derde wanneer die derde zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is.
3 Welke persoonsgegevens worden verwerkt
• Identiteits- en contactgegevens, zoals naam, organisatienaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Aanvraag- en projectgegevens, zoals type opdracht, datum, locatie, programma, wensen, gasten, budgetindicatie, leveranciers en planning.
• Communicatiegegevens, zoals e-mails, berichten, notities, afspraken, feedback en klachten.
• Financiële gegevens, zoals factuuradres, betaalstatus, transactiereferentie en gegevens die nodig zijn voor de administratie.
• Contactgegevens van leveranciers, locaties, medewerkers, gasten of andere betrokkenen wanneer die nodig zijn voor de opdracht.
• Technische websitegegevens, zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie, beveiligingslogs en cookievoorkeuren, voor zover de website of ingeschakelde diensten die verwerken.
• Foto’s, video’s, geluidsopnamen of testimonials wanneer deze worden aangeleverd of met passende toestemming worden gemaakt en gebruikt.
• In uitzonderlijke gevallen bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld allergie-, dieet- of toegankelijkheidsinformatie, uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is en met een geldige grondslag.
4 Waar komen gegevens vandaan
4.1 Meestal ontvangt Maison d’Ann gegevens rechtstreeks van de betrokkene of opdrachtgever.
4.2 Gegevens kunnen ook komen van een mede-opdrachtgever, werkgever, locatie, leverancier of andere betrokkene bij het event.
4.3 Zakelijke contactgegevens kunnen uit openbare bronnen komen, zoals een bedrijfswebsite, handelsregister of professioneel socialmediaprofiel, wanneer dat redelijk en relevant is.
4.4 Wie gegevens over een ander verstrekt, moet daarvoor een geldige reden hebben en die persoon waar nodig informeren.
5 Doelen en wettelijke grondslagen
Maison d’Ann verwerkt alleen persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. De belangrijkste doelen en grondslagen zijn:
Doel
Gegevens en grondslag
Aanvragen en kennismaking
Contact- en plangegevens. Nodig voor stappen vóór het sluiten van een overeenkomst en voor beantwoording van de aanvraag.
Uitvoering van de opdracht
Contact-, project-, planning-, locatie-, leveranciers- en communicatiegegevens. Nodig voor uitvoering van de overeenkomst.
Facturering en administratie
Naam, adres, factuur- en betaalgegevens. Nodig voor de overeenkomst en wettelijke fiscale verplichtingen.
Service, klachten en geschillen
Correspondentie, afspraken en projectinformatie. Nodig voor uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij dossierbeheer en rechtsbescherming.
Website en beveiliging
Technische gegevens en noodzakelijke cookies. Gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende website; toestemming voor niet-noodzakelijke cookies waar vereist.
Marketing en beeldgebruik
E-mailadres, voorkeuren, foto’s, video’s of testimonial. Alleen met passende toestemming of een andere geldige wettelijke basis.
Bijzondere persoonsgegevens
Bijvoorbeeld allergie- of toegankelijkheidsinformatie. Alleen indien noodzakelijk en met uitdrukkelijke toestemming of een andere toepasselijke uitzondering uit de AVG.
6 Verplichte en vrijwillige gegevens
6.1 Gegevens die nodig zijn om een aanvraag te beoordelen, een overeenkomst te sluiten, te factureren of een opdracht veilig uit te voeren, zijn noodzakelijk. Zonder die gegevens kan Maison d’Ann mogelijk geen voorstel doen of de opdracht niet uitvoeren.
6.2 Aanvullende informatie, marketingtoestemming en toestemming voor beeldgebruik zijn vrijwillig, tenzij de informatie voor een specifiek onderdeel van de opdracht noodzakelijk is.
6.3 Maison d’Ann vraagt betrokkenen geen gevoelige gegevens te delen die niet nodig zijn voor de opdracht.
7 Delen van persoonsgegevens
7.1 Maison d’Ann verkoopt persoonsgegevens niet.
7.2 Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de opdracht, bedrijfsvoering, veiligheid of een wettelijke verplichting. Mogelijke ontvangers zijn:
• locaties, leveranciers en uitvoerende professionals die bij het event betrokken zijn;
• website-, hosting-, e-mail-, cloudopslag-, agenda-, administratie- en betaalproviders;
• boekhouder, accountant, verzekeraar en juridisch adviseur;
• overheidsinstanties, toezichthouders of hulpdiensten wanneer de wet of veiligheid dit vereist;
• een opvolgende onderneming bij overdracht van activiteiten, met passende privacywaarborgen.
7.3 Maison d’Ann deelt met leveranciers alleen gegevens die zij redelijkerwijs nodig hebben. Een leverancier die zelf doelen en middelen bepaalt, is zelfstandig verantwoordelijk voor zijn eigen verwerking.
7.4 Met partijen die uitsluitend in opdracht persoonsgegevens verwerken, maakt Maison d’Ann waar nodig afspraken conform artikel 28 AVG.
8 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
8.1 Sommige digitale dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken.
8.2 Maison d’Ann gebruikt zulke diensten alleen wanneer een geldige doorgiftegrond bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere wettelijke waarborg.
8.3 Meer informatie over toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd via het privacycontactadres.
9 Bewaartermijnen
Maison d’Ann bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig. De volgende uitgangspunten gelden, tenzij een langere wettelijke termijn, lopend geschil of andere aantoonbare noodzaak van toepassing is:
Categorie
Bewaartermijn
Niet-geboekte aanvraag
Maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder verwijdering wordt gevraagd of langer bewaren nodig is voor een geschil.
Project- en klantdossier
Tijdens de opdracht en in beginsel maximaal 2 jaar na het event; noodzakelijke stukken kunnen langer worden bewaard voor een rechtsvordering, doorgaans tot het einde van de toepasselijke verjaringstermijn.
Financiële administratie
7 jaar, of langer wanneer een specifieke wettelijke bewaarplicht dat vereist.
Allergie- en toegankelijkheidsinformatie
Zo kort mogelijk en in beginsel uiterlijk 3 maanden na het event verwijderd, tenzij een incident of wettelijke verplichting langer bewaren noodzakelijk maakt.
Nieuwsbriefgegevens
Tot intrekking of afmelding, waarna alleen een minimale blokkadelijst kan worden bewaard om de afmelding te respecteren.
Foto, video en testimonials
Zolang de toestemming en het publicatiedoel gelden. Toestemming wordt periodiek beoordeeld en kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken.
Website- en beveiligingsloggegevens
Niet langer dan technisch en beveiligingsmatig noodzakelijk volgens de instellingen en bewaartermijnen van de gebruikte dienstverleners.
10 Bijzondere persoonsgegevens
10.1 Voor een event kan beperkte informatie over allergieën, dieetwensen, mobiliteit of toegankelijkheid nodig zijn. Voor zover dit gezondheidsgegevens zijn, verwerkt Maison d’Ann deze alleen met uitdrukkelijke toestemming of een andere geldige uitzondering uit artikel 9 AVG.
10.2 Deze gegevens worden beperkt tot wat noodzakelijk is, alleen gedeeld met partijen die de informatie nodig hebben en zo snel mogelijk na het event verwijderd.
10.3 Medische dossiers, identiteitsbewijzen, burgerservicenummers en strafrechtelijke gegevens worden niet gevraagd, tenzij een specifieke wettelijke verplichting dat noodzakelijk maakt.
11 Gegevens van gasten en minderjarigen
11.1 Een opdrachtgever kan voor planning contact- of voorkeurgegevens van gasten aanleveren. De opdrachtgever beperkt deze gegevens tot wat nodig is en informeert gasten waar dat redelijkerwijs nodig is.
11.2 Maison d’Ann richt haar diensten niet rechtstreeks op kinderen. Gegevens of herkenbaar beeld van minderjarigen worden extra terughoudend verwerkt en alleen met passende toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger wanneer die toestemming vereist is.
11.3 Gastgegevens worden niet gebruikt voor eigen marketing van Maison d’Ann zonder een zelfstandige geldige grondslag.
12 Foto, video en testimonials
12.1 Herkenbare beelden, namen of persoonlijke verhalen worden niet automatisch voor promotie gebruikt doordat iemand opdrachtgever of gast is.
12.2 Waar toestemming de grondslag is, vraagt Maison d’Ann deze specifiek en aantoonbaar. Toestemming kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerder gebruik.
12.3 Na intrekking stopt Maison d’Ann toekomstig online gebruik binnen een redelijke termijn. Reeds verspreid drukwerk kan niet altijd worden teruggehaald; dit wordt bij de toestemmingsvraag duidelijk gemaakt.
12.4 Auteursrechten en privacyrechten zijn verschillende onderwerpen. Toestemming van een fotograaf vervangt niet automatisch toestemming van herkenbaar afgebeelde personen en andersom.
13 Website en cookies
13.1 De website kan noodzakelijke cookies gebruiken om goed en veilig te functioneren. Voor analytische of marketingcookies wordt vooraf toestemming gevraagd wanneer de wet dat vereist.
13.2 Via de cookiemelding kunnen bezoekers hun voorkeuren instellen of wijzigen. Het blokkeren van noodzakelijke cookies kan gevolgen hebben voor de werking van de website.
13.3 De concrete cookies en bewaartermijnen hangen af van de actuele website-instellingen en gebruikte diensten. Maison d’Ann houdt de cookiemelding en eventuele cookieverklaring hiermee in overeenstemming.
14 Berichtenapps, sociale media en externe links
14.1 Wanneer iemand zelf via een berichtenapp of sociaal platform contact opneemt, verwerkt ook de aanbieder van dat platform persoonsgegevens volgens zijn eigen privacyvoorwaarden.
14.2 Maison d’Ann deelt via zulke kanalen geen gevoelige informatie wanneer een veiliger kanaal redelijkerwijs beschikbaar is.
14.3 Links naar websites van locaties, leveranciers of platforms vallen buiten de verantwoordelijkheid van Maison d’Ann voor zover die partijen zelfstandig gegevens verwerken.
15 Beveiliging
15.1 Maison d’Ann treft passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard en risico’s van de verwerking. Dit omvat waar passend toegangsbeperking, sterke wachtwoorden, updates, veilige opslag, back-ups en zorgvuldige selectie van dienstverleners.
15.2 Geen systeem is volledig zonder risico. Bij een mogelijk datalek beoordeelt Maison d’Ann de gevolgen en meldt zij het incident aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen wanneer de AVG dat vereist.
15.3 Wie vermoedt dat gegevens onveilig zijn verwerkt, wordt gevraagd direct contact op te nemen via [INVULLEN: privacy-e-mailadres].
16 Geautomatiseerde besluitvorming
16.1 Maison d’Ann neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering.
17 Privacyrechten
17.1 Afhankelijk van de situatie heeft een betrokkene recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen verwerking.
17.2 Wanneer verwerking op toestemming berust, kan die toestemming altijd worden ingetrokken. Intrekking verandert niet de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking.
17.3 Bij direct marketing kan altijd bezwaar worden gemaakt; daarna worden de gegevens niet meer voor dat doel gebruikt.
17.4 Een verzoek kan worden gestuurd naar [INVULLEN: privacy-e-mailadres]. Maison d’Ann reageert in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de wettelijke verlenging gelden; daarover wordt tijdig bericht.
17.5 Maison d’Ann kan aanvullende informatie vragen wanneer dat nodig is om de identiteit van de verzoeker vast te stellen en gegevens van anderen te beschermen.
17.6 Sommige rechten zijn niet absoluut. Een verzoek kan geheel of gedeeltelijk worden geweigerd wanneer een wettelijke bewaarplicht, rechten van anderen of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering dat vereist. Een weigering wordt gemotiveerd.
18 Klacht bij de toezichthouder
18.1 Wie een privacyvraag of klacht heeft, kan eerst contact opnemen met Maison d’Ann zodat een oplossing kan worden gezocht.
18.2 Daarnaast bestaat het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
19 Wijzigingen
19.1 Maison d’Ann kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wetgeving verandert.
19.2 De actuele versie wordt op de website gepubliceerd met een versiedatum. Bij ingrijpende wijzigingen informeert Maison d’Ann betrokkenen waar dat redelijkerwijs nodig is.